办公用品管理系统如何解决办公用品管理难题?(下)

企业在办公用品管理上可能会遇上责带不明晰,易损易丢失、采购跟不上,库存常告急等问题,办公用品管理系统优又是如何解决这些问题的呢?


难点3:责带不明晰,易损易丢失


对于很多企业而言,因为责带不明晰,办公用品丢失、损耗的情况时有发生。员工在填写申请表时没有明确归还时间,或者到期忘记归还,没有一套完善的提醒机制。对于管理人员而言,缺乏一套信息汇总系统,无法及时查看每件用品的使用及归还情况。

解决方案


办公用品管理系统通过将办公用品的申请审批进行汇总,成功解决了以上问题。申请人在发起申请时,需填写归还时间和选择使用类型,明确是个人使用还是部门使用,以便将责任明晰化,一旦发生丢失或损耗,有助于找到第一责任人。

除此之外,管理者可以通过办公用品管理系统后台查看办公用品申请列表,全面掌握每件办公用品的申请使用情况,包括库存量、领用数量、申请人、领用日期、归还日期、实际归还日期等。当出现逾期不还的情况,可通过办公用品管理系统留言、内部消息等进行提醒,以确保申请人尽快归还。

难点4:采购跟不上,库存常告急


有时候,某一办公用品消耗太快,导致采购跟不上,员工要用的时候不能及时补充,严重的情况甚至可能影响工作的进度。如何才能实现采购与库存的双向对接呢?当库存不足时,采购人员能及时收到提醒,从而及时补充?

解决方案


通过办公用品管理系统的库存警示功能便能轻松解决以上问题。在定义办公用品类别或录入资料时,可勾选“启动库存警示功能”,通过办公用品消耗情况,设置最低警示数量和最高警示数量。当办公用品达到最低警示数量时,采购人员会收到办公用品管理系统提醒,从而及时地进行补充;当达到最高警示数量时,办公用品管理系统将会提醒采购人员停止采购,以免减少库存堆积等现象。




  • 办公用品管理系统如何解决办公用品管理难题?(上)


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