OA办公系统

OA办公系统是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。 OA无论从概念还是应用上看,在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA办公系统指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。

广义的OA办公系统除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,包括了办公室用的打字、复印等硬件,以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前,财务、人事等软件,因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求,因而也被划入OA办公系统的范畴。

OA办公系统功能示例

固定资产与设备管理

1)实现功能
各类固定资产与设备全方位在线管理、统计、汇总;
有效管理、分析各类设备,避免重复购置和浪费;
闲置和使用效率较低的设备进行及时处置(如调配、变卖、转赠等);
员工离职或工作变动时,可以快速、完整地进行设备交接;

2)设备管理子系统
基础设置:权限设置、设备分类等;
采购管理:自动调用各种设备采购申请单,实时查阅各种采购记录;
设备入库:按类别设置设备的各种属性,便于各种查询与统计;
设备使用:将设备分配至各部门员工使用,形成各种设备使用、变更、回收记录;
设备维护:记录各种设备维护信息;
设备保修:记录各种设备保修、保养记录;
设备报废:进入报废设备数据库,但是仍然可以查阅设备的整个使用、维护记录;
设备处理:各种设备的处理记录,如直接报废、转卖、转赠等;

3)设备借用
各员工根据设备的状态在线申请借用,设备保管人审核、发放;
各种借用申请自动生成相关记录,备案、查询;

4)设备归还
借用人归还设备,设备保管人检查后将设备重新入库,自动生成归还记录,备案查询;

5) 设备统计
在任意时间阶段内,实现以下项目的实时统计:
采购统计:类别、数量、费用、采购负责人等;
使用统计:各种设备的使用记录情况;
维护统计:各种设备的维护记录统计;
借用统计:各种设备的借用、归还统计;
员工统计:员工使用设备统计、员工借用设备统计、设备管理员设备维护统计;

6)设备报修:
员工可以自行提交设备报修记录;

考勤管理
必须与现有门禁系统整合,自动调用、过滤数据并实时显示;

采购管理

1)所有采购在线提交申请表单,在线审批,实时在线汇总统计,并与各数据库关联:
固定资产自动进入“固定资产管理系统”;
办公用品自动进入“办公用品管理系统”;
图书自动进入“图书管理系统”;与供应商管理系统无缝整合;

2)采购申请管理:固定资产、设备、办公用品、礼品、图书、员工福利等;

3)采购单管理;
所有采购单完成后,禁止修改,统一编码归档,实时调阅、查询、统计;

4)采购验收;

5)采购统计:
各种采购科目数量统计:如购买设备数量、购买图书数量等;
各种采购科目费用统计;
相关负责人工作统计、汇总;

办公用品管理

1)实现功能
各类办公用品在线申请领用、在线审批;
各类办公用品按种类、部门、员工多维度在线实时统计数量与费用;与财务费用审核衔接;
有效管理、分析各类办公用品,避免重复购置和浪费;
办公用品安全库存设置,自动提示,自动入库;

2)办公用品管理子系统
基础设置:权限设置、办公用品分类管理等;
采购入库:设置安全库存,系统自动提示,生成采购清单;
采购后系统根据采购清单自动入库,无需人工录入;
物品领用:各类办公用品在线申请领用、在线审批;领用后自动生成领用记录,用于数据汇总;
库存盘点:可实时按办公用品类别准确进行盘点、统计;

3)数据统计
在任意时间阶段内,实现以下项目的实时统计:进货统计:时间、数量、费用、负责人等;各部门、员工领用的数量、金额统计:及时地考核、计量各部门、各员工消耗情况;报表明细:提供大量明细、汇总等报表,从宏观上把握办公用品的库存和消耗等情况;

用车管理

1)实现功能
在线申请、审批用车计划;在线管理出车记录;在线管理各种出车计划与路线等;在线管理车辆保险、车辆保养等记录;

2)数据统计
在任意时间阶段内,实现以下项目的实时统计: 出车次数统计、出车时间统计、出车各类费用统计、公里数统计、油数统计等;

其它管理

耗材管理;杂志管理;图书管理;在线借阅、归还;本册管理;用车管理;行政成本管理,与财务部挂钩;会议室管理;会议管理;公章使用管理;
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