使用项目管理系统，方便工作的衔接和任务的再次分配，同时，项目管理系统有效确保每个部门之间沟通畅通无阻，由于员工之间沟通顺畅，信息可以快速传递。

使用项目管理系统可以确保文档归档，这样可以轻松管理和不间断地访问文档。项目团队在任何地方、任何设备上都能立即使用项目管理系统，团队成员之间可以共享和更新文件，保护重要文档，使它们永远不会丢失。

项目每个步骤的文档都需要安全记录和存储，没有项目管理系统，这就需要在纸上完成。文件很容易丢失和过时，并且需要大量时间和精力进行归档，使用项目管理系统，就可以快速整理。

项目管理者通过项目管理系统全方位掌握项目进度，有利于他们及时调整工作的方式和方向，给团队成员一个合适的工作建议。

项目管理系统是推动项目成功的关键因素，减少项目工作的难度和提高效率，无论是实际完成的工作，还是在事情开展过程中，使用项目管理系统都能让企业更好地推进项目进程。