传统纸质申请，需要找领导申请，同意并签完字之后才能使用，若领导不在公司只能等。办公用品管理系统申请流程，只需在办公用品管理系统里填写表单，提交给领导审批即可领用，即使领导出差也可以及时审批。

企业的办公用品种类繁多，如果没有妥善的管理，很容易出现丢失现象，从而造成浪费。通过办公用品管理系统的用品管理模块，将所有的办公用品进行分类，统一录入到系统中去，如用品名称、类别、编号、规格、初始数量等。办公用品管理系统有助简化管理的纷杂局面，减少不必要的浪费。

如果部分用品用完了，管理员却未及时检查，从而可能会影响工作进度。通过办公用品管理系统设置库存最低预警数量提醒以避免此类事情的发生，当库存达到最低警示数量时，用品管理员会收到办公用品管理系统的主动提醒，并及时进行采购补充。

很多企业会出现办公用品“有借无还”的现象，办公用品管理系统里的每一个用品都有唯一的编号，通过该编号就可以追踪到申请领用人。并且当员工填写用品领用单时，都需要写上归还时间，明确是个人使用还是部门使用，通过办公用品管理系统追踪到责任人，确保用品归还。

企业主要以业务为主，很难有太多心思用在琐碎的用品管理上。从员工日常办公所需的笔记本、笔、鼠标等，到用品损坏、缺乏需要进行采购，往往涉及其全部生命周期管理，耗时耗力。办公用品管理系统智能化管理，帮助企业解决办公用品管理难点，提高办公效率。